Recrutement au poste d’Assistant de direction (H/F)
Description du poste
Intégrer le GIP FCIP (Formation Continue et Insertion Professionnelle) c’est contribuer à l’intérêt général dans une organisation à taille humaine. Nous sommes une structure au service de la politique académique.
Nos bureaux sont situés dans la zone du Futuroscope (Poitiers). Notre activité est centrée sur la formation en apprentissage (CFA académique), la Validation des Acquis et de l’Expérience, le bilan de compétences ou encore la formation continue.
Dans un contexte de croissance très rapide des effectifs, nous recherchons un ou une Assistant(e) de direction (H/F). Il s’agit d’une création de poste. En lien direct avec la direction, sera au cœur du système de communication, d’organisation et de décision de la structure.
Vos missions principales :
Mission 1 : assister la direction au quotidien et faciliter la prise de décisions
> Gérer les agendas pour organiser et coordonner les activités quotidiennes du comité de direction
> Compiler et consolider des données sous forme de reporting des activités ou des résultats
> Rédiger et mettre en forme des documents
> Organiser la logistique relative aux réunions
> Assurer l’interface entre le comité de direction et ses interlocuteurs en terme d’accueil physique, ou de communication écrite et orale
Mission 2 : traiter et suivre les dossiers confiés par le comité de direction
> Participer à la coordination et au suivi des dossiers ou projets
> Contribuer à l’organisation d’évènement
> Suivre le calendrier des instances et organiser les instances (AG, CA, CSA, Commission paritaire, conseil d’orientation, conseil de performance) en lien avec le service RH
> Être en appui des autres assistantes dans un esprit d’entraide
Mission 3 : Contribuer à la communication interne en lien étroit avec le service communication et R.H.
> Gérer la boîte mail générique de la direction
> Contribuer à la communication interne en lien étroit avec le service communication et R.H.
> Assurer la recherche, la synthèse et la diffusion de l’information
> Écrire les comptes rendus des réunions et suivre leur validation et communication
> Organiser la conservation et la traçabilité de l’information en lien avec le référentiel Qualiopi et les obligations de la RGPD
Mission 4 : Contribuer à la démarche de l’amélioration continue de la structure
> Alimenter la gestion documentaire
> Utiliser les documents codifiés mis à disposition par la structure
> Participer aux réunions et audits qualités
Conditions :
- Expérience requise (3 ans minimum)
- Contractuel de droit public : CDD (par année scolaire) renouvelable jusqu’à 5 fois avant CDI
- Poste de catégorie B
Le profil recherché :
- BAC+2 minimum
Nous apprécierons tout profil à l’écoute, capable de définir un besoin, ayant dans ses bagages techniques des outils d’organisation, de communication écrite et orale. Ce poste nécessite une grande autonomie, la prise d’initiative sera encouragée. La maîtrise des outils bureautiques est indispensable.
- Connaissances : fonctionnement global du système éducatif, ainsi que celui de la formation professionnelle
- Savoir-faire : Organiser et coordonner une activité / Réaliser un reporting écrit ou oral clair et synthétique / Élaborer et mettre à jour des tableaux de bord / Rédiger, appliquer et mettre à jour une procédure
- Savoir-être : Discrétion, sens de la confidentialité / Écoute active / Réactivité, capacité d’adaptation / Esprit synthétique
Rémunération et avantages :
- Salaire en fonction du diplôme et de l’expérience (jusqu’à 1975 € brut / mois) + Prime mensuelle (300 €/brut) + Prime de fin d’année (votée en CA)
- 45 jours de congés + 2 jours de fractionnement
- Supplément Familial de Traitement
- 12 jours enfant malade
- Mutuelle ou prise en charge de 15 € sur votre mutuelle personnelle
- Prise en charge des frais de déplacement
- Participation (75%) à l’abonnement transport
- Télétravail possible (1 à 2 j par semaine)
Type d’emploi : Temps plein
Rémunération : Jusqu’à 2 275,00€ par mois
Types de primes et de gratifications :
- Prime annuelle
- Primes
Formation :
- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Requis)
Expérience :
- Assistant direction : 3 ans (Requis)
Lieu du poste : En présentiel
Date limite de candidature : 14/07/2024
Lien vers offre Indeed : https://fr.indeed.com/job/assistant-de-direction-hf-fff37e51b3b3ecfc
Candidature (CV+ Lettre de motivation) : gipfcip-recrutement@ac-poitiers.fr
